Καλύτερες συμβουλές εθιμοτυπίας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Όλοι έχουμε δει έναν υπάλληλο ο οποίος κατά λάθος χτύπησε την απάντηση σε όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μιας εταιρείας, στέλνοντας λιγότερο από κολακευτικά σχόλια για το αφεντικό σε ολόκληρο το γραφείο-Περιλαμβανομένου του αφεντικού - και όχι μόνο του φίλου τους. Και πόσες φορές είμαστε ένοχοι να μην απαντήσουμε σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μέσα σε ένα άμεσο χρονικό πλαίσιο - ή κάποιος που δεν απαντά στη δική μας όταν χρειαζόμαστε πραγματικά μια επείγουσα απάντηση;

Με τον μέσο Αμερικανό εργαζόμενο να ξοδεύει ένα τρίμηνο της εβδομάδας ξεφεύγοντας από τον φαινομενικά ατελείωτο αριθμό μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που εισβάλλουν καθημερινά σε εισερχόμενα (και περισσότερα αν μετράτε το χρόνο να απαντάτε σε συνομιλίες σε στιγμιαία πλατφόρμες ανταλλαγής μηνυμάτων, όπως το Slack και το Google Hangouts), δεν αποτελεί έκπληξη το γεγονός ότι οι παραβιάσεις εθιμοτυπίας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αν όχι σοβαρές λάθη, μπορεί να συμβούν με απογοήτευση κανονικότητα. Θέλετε να βοηθήσετε να διατηρήσετε τα εισερχόμενά σας ένα μέρος ευγένειας και ευγένειας; Εδώ είναι οι χρυσοί κανόνες της εθιμοτυπίας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των επιχειρήσεων, πολλοί από τους οποίους μπορούν να ακολουθηθούν στην προσωπική και επαγγελματική σας ζωή.

Αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με τρέχουσες, καθαρές γραμμές θέματος

Εκτός από την ατελείωτη ανεπιθύμητη αλληλογραφία, δεν υπάρχει τίποτα που είναι πιο ενοχλητικό από το να πρέπει να ριζώσετε μέσω 10.000 μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με την ίδια γραμμή θέματος για να βρείτε εκείνη με τις συγκεκριμένες πληροφορίες που χρειάζεστε. Εάν το μήνυμά σας απευθύνεται σε ένα νέο θέμα, απλοποιήστε τη ζωή του καθενός και τον εαυτό σας πολύ πιο δημοφιλές, ξεκινώντας ένα νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή τουλάχιστον ενημερώνοντας τη γραμμή θέματος.

Εμπειρογνώμονας εθιμοτυπίας, συγγραφέας του Σύγχρονη εθιμοτυπία για μια καλύτερη ζωή, και ιδρυτής της Το Πρωτόκολλο Σχολείο του Τέξας, Η Diane Gottsman, πιστεύει ότι ένα από τα μεγαλύτερα στελέχη των κατοικίδιων κατοικίδιων ζώων και η ομάδα τους δεν γνωρίζει τι αντιδρούν. "Πριν από ένα μήνα εσείς, ίσως έχετε γράψει το μήνυμα" Thanks for lunch "στη γραμμή θέματος. Τώρα, μιλάτε για μια νέα παραπομπή που θέλετε να στείλετε κάποιον, οπότε ξεκινήστε ένα νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Στη συνέχεια, αν χρειαστεί να ψάξουν για αυτό το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, μπορούν να το κάνουν με θέμα. "

Εάν ανησυχείτε ότι ένα νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν θα το κάνει μέσω του τείχους προστασίας του παραλήπτη, ή είναι πιθανό να μην το ανακαλέσουν ποιος είστε από την τελευταία φορά που επικοινωνήσατε, Gottsman λέει ότι είναι επιτρεπτό να χτυπήσει απάντηση στο τελευταίο σας αλληλογραφία. Με αυτόν τον τρόπο, το άτομο μπορεί να επιστρέψει στην παλιά αλληλογραφία σας και να εξοικειωθεί εκ νέου με το ποιος είσαι. "Αλλά το κλειδί είναι να αλλάξουμε τη γραμμή θέματος", λέει.

Προτεραιότητα στα Εισερχόμενά σας βάσει του επείγοντος

Μερικές φορές, όταν είστε θαμμένοι κάτω από ένα ιδιαίτερα ολέθριο σωρό emails και αισθάνεστε σαν να μην βλέπετε ποτέ το φως, ίσως χρειαστεί να πάρετε περισσότερες από μία μέρες για να τους απαντήσετε όλοι. Δεοντολογία επιχείρησης υπαγορεύει ότι τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πρέπει να επιστρέφονται εντός μιας ημέρας, αλλά ακόμη και ο Gottsman λέει: "Μερικές φορές χρειάζονται δύο μέρες για να επιστρέψουμε σε κάποιον. Πόσο γρήγορα πρέπει να απαντήσετε πραγματικά εξαρτάται από τη σημασία του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και ποιος είναι ο άνθρωπος που το έστειλε. Θα υπάρξουν μερικοί άνθρωποι που σας κρύβουν ή σας ρίχνουν ψύχραιμα. Δεν έχετε υποχρέωση να επιστρέψετε κάθε email που λαμβάνετε. "

Από την άλλη πλευρά, εάν έχετε στείλει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ευαίσθητο στο χρόνο και δεν έχετε λάβει άμεση απάντηση, είναι μέσα σε κατάλληλο πρωτόκολλο για να παραλάβετε τηλέφωνο και καλέστε τον συνάδελφό σας. Μιλώντας για ευαίσθητα στο χρόνο, μην κλαίνε λύκο - δεν έχει σημασία πόσο πολύ θέλεις μια απάντηση. "Μην αισθανθείτε επείγοντα το επείγον," λέει ο Gottsman. "Δεν είναι όλα μια κλήση 911. Εάν αισθανθείτε μια κατάσταση για να πάρετε την προσοχή σας, θα χάσετε την αξιοπιστία. Εάν δεν είναι πραγματικά επείγον, μην γράφετε «επείγουσα». Και αν είναι τόσο σημαντικό, πρέπει να σηκώσετε το τηλέφωνο και να καλέσετε. "

Το πρόσωπο στο πρόσωπο έχει τη θέση του

Πριν από το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, οι άνθρωποι συζήτησαν δύσκολα θέματα πρόσωπο με πρόσωπο. Σήμερα, τα σκληρά πράγματα, τόσο προσωπικά όσο και επαγγελματικά, συχνά διακινούνται μέσω οθόνης υπολογιστή. Μπορεί να κάνει λιγότερο ενοχλητικές συνομιλίες, αλλά αυτό δεν σημαίνει ότι είναι το σωστό πράγμα, σύμφωνα με τον Gottsman. "Απλά δεν πρέπει να δίνετε κακά νέα μέσω email", λέει. "Οτιδήποτε πολύ ευαίσθητο πρέπει ακόμα να χειρίζεται προσωπικά ή τουλάχιστον από το αυτί στο αυτί. Δεν πυροβολείτε κάποιον μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Δεν δίνετε σοβαρές πληροφορίες μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εκτός αν είναι απολύτως απαραίτητο. "

Πώς κλείνετε μια αλυσίδα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου;

Απλά δεν θα σταματήσουν, για οποιονδήποτε λόγο. Φοβάσαστε να το κόψετε, επειδή δεν θέλετε να είστε προσβλητικοί. Θα περάσετε την αιωνιότητα κάνοντας τον ίδιο χορό, μέρα με τη μέρα; Πότε θα τελειώσει ποτέ; Φυσικά, η αλυσιδωτή αλυσίδα των γεγονότων για τα οποία μιλάμε είναι ο σχεδόν αιώνιος βρόχος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του "ευχαριστώ" και Την επαγγελματική αλληλογραφία μου "pleasure" ότι μερικές φορές μπορούμε να κολλήσουμε επειδή κανείς δεν έχει ιδέα πώς να ολοκληρώσει το. Ο Gottsman λέει: "Πηγαίνετε πίσω και μιά φορά. Στείλτε email, "Σας ευχαριστώ". Στέλνω μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, "Η ικανοποίησή μου". Και αυτό είναι. Είναι σαν χειραψία - κάποιος πρέπει να φύγει. "

Λιγότερο είναι πάντα περισσότερο

Και ενώ είμαστε σχετικά με το θέμα της ατελείωτης αποστολής μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, όταν συμπεριληφθείτε σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου "απαντήστε σε όλα", είτε προσωπικά είτε επαγγελματικά, μην απαντάτε αυτόματα σε όλους σε αυτό το νήμα. Σκεφτείτε τους άλλους αποδέκτες. Οι πιθανότητες είναι καλές που δεν χρειάζεται ο καθένας να διαβάσει την απάντησή σας και μπορεί όχι μόνο να αποσπά την προσοχή αλλά και να ενοχλεί, για να λάβετε ειδοποίηση μετά την ειδοποίηση για νέα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο κελί σας, όταν δεν έχουν απολύτως καμία σχέση με αυτό εσείς.

Κρατήστε την τόνωση κάτω με άλλους τρόπους πάρα πολύ για τα ηλεκτρονικά ταχυδρομεία των επιχειρήσεων. Αποφύγετε τα emojis και πάρα πολλά θαυμαστικά που μπορεί να φαίνονται νεανικά. Προσέξτε σε μια κλασική, καθαρή και εύκολη στη χρήση γραμματοσειρά με μαύρο χρώμα και χρησιμοποιήστε επαγγελματικά χαιρετισμούς και πολυλογία. Επίσης, να γνωρίζετε ότι το χιούμορ συχνά δεν μεταφράζεται καλά ψηφιακή επικοινωνία, ή διαφορετικές κουλτούρες και γενιές. "Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι απλώς μια επέκταση του εαυτού σου", λέει ο Gottsman. "Βεβαιωθείτε ότι ελέγχετε το ορθογραφικό λάθος, χρησιμοποιώντας σωστή στίξη και ότι δεν χρησιμοποιείτε πεζά γράμματα στην αρχή μιας φράσης. Γιατι το είναι δημιουργώντας μια εντύπωση στον παραλήπτη, ακόμα κι αν πρόκειται για προσωπικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. "

Εικονογραφήσεις από Μαρία Φάμα.